Il est important de comprendre la différence entre une licence d’administrateur d’hypothèques et un administrateur d’hypothèques.
O. Reg. 411.07(ouvre dans un nouvel onglet) stipule qu’une licence d’administrateur d’hypothèques peut être délivrée par la FSRA à une société, à une société de personnes ou à une entreprise individuelle.
La licence d’administrateur d’hypothèques est délivrée soit sous le nom légal de la société, de la société de personnes ou de l’entreprise individuelle, soit sous le nom légal et un autre nom enregistrés pour la société, la société de personnes ou l’entreprise individuelle en vertu de la loi sur les noms commerciaux. Prenez le temps d’examiner l’ensemble du règlement et ses exigences en matière de licence avant de poursuivre.
L’administrateur de prêts hypothécaires est chargé d’administrer le prêt depuis son financement jusqu’à son remboursement, tout en respectant les exigences réglementaires et en veillant à la satisfaction du client.
Intercalaire numéroté 1
Les tâches qui incombent à l’administrateur des hypothèques sont les suivantes (liste non exhaustive) :
1
Traitement des renouvellements
2
Suivi des retards de paiement
3
Traitement des paiements
4
Production de relevés hypothécaires
5
Communiquer avec les prêteurs et les emprunteurs
6
Tenue de registres
7
Mise à jour des documents hypothécaires
8
Mise à jour de l’assurance des biens
9
Préparation des mainlevées d’hypothèques
La loi de 2006 sur les maisons de courtage d’hypothèques, les prêteurs et les administrateurs d’hypothèques (Mortgage Brokerages, Lenders and Administrators Act), SO 2006, c29 (MBLAA), prévoit des règles spécifiques auxquelles l’administrateur d’hypothèques doit se conformer. Dans la section suivante, vous découvrirez les exigences réglementaires relatives à l’administration des hypothèques et l’importance d’une gouvernance d’entreprise appropriée (y compris les politiques et les procédures).
Exigences réglementaires
O. Reg. 189/08(ouvre un nouvel onglet)
Ce règlement énumère les exigences réglementaires que doit respecter l’administrateur des hypothèques. Il s’agit notamment d’exigences concernant les éléments suivants :
Relations publiques et matériel de relations publiques
Relations avec les clients, y compris la vérification de l’identité et des activités interdites
Informations sur les frais et autres paiements
Les devoirs dans des transactions particulières, y compris la divulgation des relations de l’administrateur des hypothèques et de tout conflit d’intérêts réel ou perçu.
Traitement des paiements au prêteur/investisseur
la gestion de l’administration des hypothèques, y compris la création d’un manuel de politiques et de procédures décrivant la manière dont l’administrateur s’acquittera de ses fonctions
Gestion des fonds fiduciaires présumés
Autres questions, selon l’avis de l’ARSF
Les principaux règlements sont les suivants :
O. Reg. 189/08, art. 18 – Obligation relative à l’accord administratif
–
Un administrateur d’hypothèques est tenu de créer une convention d’administration d’hypothèques que le prêteur ou l’investisseur signe pour administrer les hypothèques en leur nom. Cet accord doit définir clairement les conditions de service et les frais liés à l’administration de l’hypothèque.
O. Reg. 189/08 art. 25 – Obligation d’établir des politiques et des procédures
–
L’administrateur des hypothèques est responsable de l’élaboration d’un manuel de politiques et de procédures visant à garantir que l’administrateur des hypothèques ou toute personne agissant en son nom respecte la Loi et les règlements.
O. Reg. 189/08, art. 27 – Obligation d’assurance
–
Ce règlement fait référence à la souscription d’une assurance erreurs et omissions (E&O).
L’administrateur des hypothèques doit souscrire une assurance responsabilité civile professionnelle pour se protéger et protéger ses investisseurs en cas d’erreur entraînant des poursuites judiciaires. Supposons, par exemple, qu’un investisseur poursuive l’administrateur des hypothèques parce qu’il a mal interprété l’évaluation. Dans ce cas, l’assurance erreurs et omissions est utilisée pour engager un avocat et payer les dommages-intérêts au cas où l’administrateur des hypothèques serait jugé fautif. N’oubliez pas que la couverture de l’assurance erreurs et omissions est limitée. S’il s’avère que l’administrateur des hypothèques a commis une erreur qui aurait pu être évitée, l’assurance RCP peut ne pas couvrir les dommages. Si l’administrateur des hypothèques possède également une société de courtage en hypothèques, une police d’assurance RCP distincte est requise pour chacune d’entre elles.
O. Reg. 189/08, art. 28 – Obligation de garantie financière
–
L’administrateur des hypothèques maintient une garantie financière d’un montant égal à 25 000 dollars. La garantie financière peut prendre la forme d’un fonds de roulement intact ou d’une autre forme de garantie financière jugée acceptable par le directeur général.
O. Reg. 189/08, art. 33-39 – Gestion des fonds fiduciaires présumés
–
L’administrateur hypothécaire ouvre un compte fiduciaire distinct du compte général, sur lequel sont déposés les fonds de l’investisseur ou toute autre somme “en fiducie”. Cela comprend les dépôts de bonne foi pour les transactions en cours, les fonds en fiducie de l’investisseur et les paiements d’intérêts.
L’administrateur d’hypothèques prépare et soumet à la FSRA un état financier vérifié pour le compte fiduciaire autorisé dans les 90 jours suivant la fin de l’année, en même temps que la déclaration de renseignements annuelle (rapport AIR). Outre la création du compte fiduciaire, l’administrateur des hypothèques est chargé d’effectuer des rapprochements mensuels du compte fiduciaire et de tenir des registres précis de toutes les entrées et sorties d’argent. Les administrateurs préparent également des relevés mensuels à l’intention des investisseurs, indiquant l’état de chaque prêt qu’ils ont financé.
O. Reg. 189/08, art. 26 – Mise en place d’une procédure de réclamation
–
L’administrateur des hypothèques doit mettre en place une procédure de traitement des plaintes relatives aux activités de l’administration et tenir un registre de toutes les plaintes écrites émanant du public et des réponses écrites qui y ont été apportées.
Importance de la gouvernance
Les politiques et les procédures établies sur la base des règlements doivent servir de guide à l’entreprise. Toutes les politiques et procédures sont considérées comme un travail en cours et doivent être continuellement mises à jour au fur et à mesure de l’évolution de l’entreprise. Dans l’idéal, un manuel de politiques et de procédures doit contenir suffisamment de documents pour qu’un nouvel administrateur de prêts hypothécaires puisse s’y référer et comprendre comment l’entreprise est gérée.
En plus des règles énoncées dans le règlement de l’O. Reg. 189/08, le manuel des politiques et des procédures doit comprendre les éléments suivants :
1
Le processus de bout en bout de l’administration d’un prêt hypothécaire
2
Les étapes détaillées à suivre pour les différentes exceptions au processus standard de bout en bout
3
Comment traiter les défaillances
4
Lignes directrices pour l’utilisation des logiciels utilisés dans l’entreprise
5
Le processus de gestion du stockage et de la sécurité des informations relatives aux clients et aux investisseurs
6
Quand payer les investisseurs ; par exemple, si l’administrateur des hypothèques perçoit les paiements le premier du mois et paie les investisseurs le 15 du mois, ce tampon donne le temps de traiter les paiements manqués, d’organiser les relevés et de préparer les transferts d’investisseurs.
